الملخص التنفيذي
تهدف دورة إدارة المكتب التنفيذي إلى تزويد مساعدي المدراء، ومديري المكاتب، والمتخصصين الإداريين بمستوى متقدم من المهارات الإدارية والتنظيمية. يكتسب المشاركون خبرات في التخطيط، والتواصل، وإدارة الوقت والموارد، واستخدام الأدوات الرقمية، والقيادة، والممارسات المتعلقة بالسرية في البيئات التنفيذية. تتضمن الدورة ممارسات عالمية ودراسات حالة حقيقية لتعزيز الكفاءة المهنية في بيئات العمل عالية الضغط. سيتعلم المتدربون كيفية إدارة جداول التنفيذيين، والتعامل مع أصحاب المصلحة، وتنظيم الاجتماعات، وإعداد التقارير، ودعم المبادرات الاستراتيجية. تهدف الدورة إلى بناء الثقة، وتعزيز القدرة على اتخاذ القرار، واكتساب كفاءة الدعم متعددة الوظائف، مما يجعل المشاركين عناصر أساسية لا غنى عنها ضمن فرق القيادة. تُقدّم الدورة حضوريًا أو عبر الإنترنت، وتُعد المتدربين لتحمل مسؤوليات أوسع في المؤسسات المحلية والدولية. مع نهاية الدورة، يتمكن المتدربون من إظهار حضور تنفيذي، وكفاءة تنظيمية، ومهارات متقدمة في حل المشكلات.
المقدمة
تتطلب المكاتب التنفيذية الحديثة مهنيين إداريين يمتلكون أدوات إدارية معاصرة وتفكيرًا استراتيجيًا. تقدم هذه الدورة مجموعة شاملة من المهارات للتعامل مع متطلبات التنسيق والدعم الإداري رفيع المستوى. من خلال إتقان الاتصالات التنفيذية وإدارة أصحاب المصلحة وسير العمل الرقمي، يتسلّح المشاركون بمنظور شامل لأدوارهم. تستجيب الدورة لتطور دور موظفي المكتب التنفيذي، الذين لم يعد دورهم مقتصرًا على المهام الروتينية، بل أصبحوا شركاء في التخطيط واتخاذ القرار وتحسين العمليات. سيكتشف المتدربون أساليب البروتوكول الإداري، والأنظمة الرقمية، والتفويض، وإعداد التقارير، والأخلاقيات المهنية. صُممت الدورة لتكون تفاعلية، وتتضمن ورش عمل، ومحاكاة، وأدوات عملية قابلة للتطبيق مباشرة. سواء في دعم المدراء التنفيذيين أو إدارة العمليات بين الإدارات، تمكّن هذه الدورة المشاركين من التميز في بيئات العمل المتسارعة.
أهداف الدورة
سيحقق المشاركون الأهداف التالية من خلال دورة إدارة المكتب التنفيذي:
- إدارة جداول التنفيذيين وتحديد الأولويات بفعالية.
- التواصل باحترافية مع الأطراف الداخلية والخارجية.
- تنظيم الاجتماعات رفيعة المستوى وإعداد الجداول والوثائق.
- دعم الإدارة العليا في المراسلات التنفيذية.
- استخدام الأدوات الرقمية لأتمتة المهام وسير العمل.
- التعامل مع المعلومات الحساسة بأمانة وسرية.
- إدارة أنظمة المكتب وتحسين استخدام الموارد.
- تسهيل اتخاذ القرار ومتابعة الإجراءات التنفيذية.
- تعزيز مهارات إدارة الوقت والتفويض والعمل المتعدد.
- بناء صورة مهنية قوية وحضور تنفيذي واثق.
الفئة المستهدفة
تستهدف دورة إدارة المكتب التنفيذي الفئات المهنية التالية الراغبة في تطوير مهاراتها:
- مساعدو المدراء والمساعدون الشخصيون.
- مديرو المكاتب ومنسقو الشؤون الإدارية.
- السكرتيرون التنفيذيون وكبار الموظفين الإداريين.
- رؤساء فرق الدعم ومديرو العمليات الإدارية.
- مسؤولو الدعم التنفيذي ومساعدو الفرق متعددة الوظائف.
- الراغبون في الانتقال إلى وظائف دعم التنفيذيين.
المحتوى التدريبي
اليوم الأول: أساسيات الدعم التنفيذي
- فهم دور موظفي المكتب التنفيذي وتطوره
- المسؤوليات الرئيسية والتوقعات
- بناء الثقة والمصداقية مع التنفيذيين
- تطوير استراتيجيات التواصل الإداري
- إدارة الوقت وتحديد الأولويات
اليوم الثاني: التميز في إدارة المكتب
- تنظيم المكتب التنفيذي وهيكلته
- أدوات رقمية لتعزيز الإنتاجية
- أفضل الممارسات في الأرشفة وحفظ الوثائق
- إدارة العلاقات مع الموردين والأطراف الخارجية
- تصميم سير العمل وإدارة المقاطعات
اليوم الثالث: الاتصال الاستراتيجي ودعم القيادة
- إعداد المراسلات والتقارير التنفيذية
- تخطيط وتنظيم الاجتماعات التنفيذية
- بروتوكولات الاتصال مع أصحاب المصلحة
- تنظيم الفعاليات الرسمية والاجتماعات العليا
- إدارة التوتر والذكاء العاطفي في المكتب التنفيذي
اليوم الرابع: حل المشكلات وتحسين أداء المكتب
- أساليب تحسين العمليات الإدارية
- التفويض وإشراف على الفرق المساندة
- حل النزاعات والتفاوض في بيئة العمل
- تعزيز التعاون بين الإدارات
- دراسات حالة تطبيقية في الدعم التنفيذي
اليوم الخامس: السرية والأخلاقيات والحضور التنفيذي
- المبادئ الأخلاقية والتعامل مع المعلومات الحساسة
- القيادة دون سلطة رسمية
- بناء الصورة المهنية والحضور التنفيذي
- التحضير لتقييم الأداء وتخطيط التطور المهني
- ورشة عمل ختامية: محاكاة يوم إداري تنفيذي
مدة الدورة
تتوفر دورة إدارة المكتب التنفيذي ضمن المدد التالية: أسبوع واحد (تدريب مكثف)، أسبوعان (وتيرة معتدلة مع جلسات تطبيقية)، أو ثلاثة أسابيع (تجربة تعليمية شاملة). يمكن حضور الدورة حضوريًا أو عبر الإنترنت حسب تفضيل المتدرب.
معلومات المدرب
يُقدم دورة إدارة المكتب التنفيذي مدربون محترفون ذوو خبرة عالمية في الدعم التنفيذي والإداري.
الأسئلة الشائعة
1- من يجب عليه حضور دورة إدارة المكتب التنفيذي؟
مساعدو المدراء، ومديرو المكاتب، والمهنيون الذين يدعمون القيادة العليا.
2- ما أهم فوائد هذه الدورة؟
أدوات متقدمة لإدارة سير العمل التنفيذي، وتحسين التواصل، ورفع كفاءة المكتب.
3- هل يحصل المشاركون على شهادة؟
نعم، يحصل جميع المشاركين على شهادة مهنية بعد إتمام الدورة.
4- بأي لغة تُقدم الدورة؟
باللغتين الإنجليزية والعربية.
5- هل يمكنني حضور الدورة عبر الإنترنت؟
نعم، يمكن الحضور حضوريًا أو أونلاين أو داخل المؤسسة.
الخاتمة
تعمل هذه الدورة على تحويل مهنيي الدعم التنفيذي إلى شركاء استراتيجيين في المؤسسات. بفضل المهارات المتقدمة في التواصل، وتنظيم الوقت، والدعم القيادي، يظهر المتدربون بكفاءة عالية لمواجهة تحديات المكتب التنفيذي الحديث. سجّل الآن لترتقي بمسيرتك المهنية وتدعم قيادتك بكفاءة.
